Procedure

Om deel te nemen aan het programma Youth Exchange moet

volgende procedure gevolgd worden :

Naargelang het district waaronder u resorteert moet het inschrijvingsformulier aangevraagd worden bij :

district A : Luc Masureel : luc.masureel@skynet.be

district B : Serge Van Hoorick: svanhoorick@skynet.be

district C : Jean-François Hebrant: jf_hebrant@hotmail.com

district D : Jean-François Pierard: soprobel@skynet.be

district 113 : Sylvère Sylvestrie: sylvere.sylvestrie@education.lu

Richtlijnen voor het invullen van het application form

Alle aanvragen, per telefoon, fax, brief e-mail of op gelijk andere manier moet gericht worden naar de verantwoordelijke van het district. (zie 3).
De YE Districtverantwoordelijke (YE District Chairperson) stuurt de kandidaat een mail met in bijlage het “application form” de “begeleidend brief” waarop deze procedure wordt uitgelegd, de “lijst van de nog openstaande bestemmingen” en “de richtingsprijzen van deze bestemmingen” .
Het formulier moet door de aanvrager ingevuld worden met de computer, in Excel, en per e-mail, zonder handtekeningen en samen met de brief naar de “Unknown Family” een Word document, en een foto in jpg, zo vlug mogelijk teruggezonden worden naar de afzender van deze mail, dit is de districtsverantwoordelijke YE :

District A : Luc Masureel : Gentweg, 47 8600 - Vladslo luc.masureel@skynet.be

District B : Serge Van Hoorick : Helleweide, 34 2930 Brasschaat svanhoorick@skynet.be

District C : Jean François Hebrant : Weversstraat, 46 2610 Wilrijk jf_hebrant@hotmail.com

District D : Jean-François Pierard : rue du Macy 34 6040 Jumet soprobel@skynet.be

District 113 : Sylvère Sylvestrie : sylvere.sylvestrie@education.lu

4. Richtlijnen voor het invullen van de rubrieken :

Verander niets aan het formulier, hef de beveiliging niet op, voeg geen foto in in het elektronisch formulier (enkel foto's op de afgedrukte originele formulieren)

a. Het invullen van rubriek VI hangt af van de gekozen bestemming als eerste keuze:

Voor Europa :

Sweden, France, Norway ,Denmark, Finland, Italy, Iceland, The Netherlands, Germany, Austria, Spain, Cyprus, Turkey, Hungaria, Estonia, Poland, Slovakia, Croatia, Israel, Slovenia

VANDERHAEGHEN Paul

0479/72 95 20 of 050/60 00 16

paulvdh@skynet.be

Voor Amerika en Canada :

DE WANDELEIR Thierry

0475/94 38 95

thierrydw@wol.be

Voor verre bestemmingen :

Australia, Brazil, Indonesia, Japan, Malaysia, Mexico, Peru, New Zealand, South Africa

BEAUFORT Jean-Pierre

0475/47 86 78 of 019/32 78 00

jpb-ye-be@teseuropesa.eu

b. Alle rubrieken moeten ingevuld worden.

Indien geen inlichting voorhanden is (vb faxnummer) wordt “nihil” vermeld.

Datum : dd/mm/jjjj

Telefoon en fax : vb +32 (0)50 60 00 16

De inschrijving zal pas aanvaard worden als de naam en het polisnummer van de bijstandsverzekering zal gekend zijn en dit zeker de week voor het vertrek. Heeft u deze inlichtingen nu nog niet noteer dan “in request”. Wie aangesloten is bij een ziekenfonds en de bijdrage voor de aanvullende verzekering betaalt, is gedekt door Eurocross, vermeld dan het nummer van uw World Assistance Card. Een bijkomende bijstandsverzekering van bv Europ Assistance , de Europeese of Mondial Assistance is echter aan te raden.

“passport number” : het komt veel voor dat het passport maar enkele weken voor het vertrek gekend is. Noteer dan “in request” op het document. Let wel op een tijdige aanvraag, en voor het vertrek moet het nummer zeker doorgegeven worden.

c. Veel belang wordt gehecht aan de e-mail adressen. Vooral het e-mail adres van de ouders is zeer belangrijk. Gewoonlijk worden alle inlichtingen naar dit adres gestuurd. Dit adres moet regelmatig geopend worden en voldoende capaciteit hebben om “attachments” te kunnen ontvangen (dus liefst geen “hotmail” of “yahoo”) en beschikbaar blijven vanaf de aanvraag tot de terugkeer van de kandidaat.

5. Indien niet alles volledig is :

De Districtverantwoordelijke verwittigt de deelnemer en vraagt de ontbrekende elementen naar hem te sturen.

6. Indien alles volledig is :

De Districtverantwoordelijke verwittigt de deelnemer en vraagt het formulier in 4 exemplaren uit teprinten,te laten ondertekenen waar nodig (hemzelf, zijn ouders en de voorzitter van de verantwoordelijke Lions Club) en elk exemplaar voorzien van een foto, liefst dezelfde als deze opgestuurd in jpg. Hij stuurt het correct ingevulde en gecontroleerde formulier per mail naar de persoon vermeld in Rubriek VI.

Vanaf dit ogenblik zijn de administratie kosten van 115,- euro verschuldigd. De districtverantwoordelijke vraagt om deze som te voldoen op bankrekening nummer van YE 310-0742413-61

IBAN : BE62 3100 7424 1361 BIC : BBRUBEBB

7. Deze drie exemplaren moeten per post opgestuurd worden (of afgegeven) aan de persoon vermeld in Rubriek III.
8. De persoon vermeld in Rubriek III stuurt aan de districtverantwoordelijke per e-mail een bevestigingsbericht van: goede en volledige ontvangst van de door de deelnemer ontvangen formulieren. Hij houdt hem ook regelmatig op de hoogt over de vorderingen van het dossier.
9. Houd rekening met de reciprociteit. Dit wil zeggen dat u verplicht bent om volgend jaar iemand van YE gedurende: de maand juli en/of augustus voor eenzelfde periode in uw familie op te nemen. Voor diegenen die naar Australië, Maleisië, Nieuw Zeeland of Zuid-Afrika vertrekken kan deze verplichting ook in december en/of januari vallen.

Met hartelijke Lionsgroet

a. Het invullen van rubriek VI hangt af van de gekozen bestemming als eerste keuze:

Voor Europa :

Sweden, France, Norway ,Denmark, Finland, Italy, Iceland, The Netherlands, Germany, Austria, Spain, Cyprus, Turkey, Hungaria, Estonia, Poland, Slovakia, Croatia, Israel, Slovenia